1. Tổng quan dự án
Khách hàng: CÔNG TY ĐSV
* Ghi chú: Tên khách hàng đã được thay đổi vì lý do bảo mật.
Khách hàng là một doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất và phân phối thực phẩm có giá trị dinh dưỡng cao, tiện lợi và đạt tiêu chuẩn xuất khẩu. Với tôn chỉ “Chất lượng khẳng định thương hiệu”, công ty không ngừng cải tiến quy trình sản xuất và mở rộng hệ thống phân phối rộng khắp, đặc biệt là mạng lưới đại lý tại khu vực miền Bắc.
Dự án mà ITCOM thực hiện cho khách hàng thuộc lĩnh vực chuyển đổi số hoạt động phân phối hàng hóa, với quy mô vận hành hàng trăm đơn hàng và điểm giao (đại lý) mỗi ngày sử dụng đội xe giao hàng nội bộ. Đây là một phần cốt lõi trong chiến lược mở rộng và chuyên nghiệp hóa vận hành của khách hàng.
2. Thách thức
Trước khi hợp tác với ITCOM, khách hàng sử dụng Excel để theo dõi đơn hàng, tồn kho, và lịch trình vận chuyển. Dù linh hoạt, cách làm này gây ra nhiều bất cập:
- Dữ liệu rời rạc, khó quản lý, dễ xảy ra sai sót.
- Việc tổng hợp báo cáo tốn nhiều thời gian, ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định của lãnh đạo.
- Đã từng thuê đơn vị phát triển phần mềm quản lý đơn hàng & vận đơn, nhưng phần mềm quá phức tạp, quy trình thủ công mất thời gian, không phù hợp với thực tế hoạt động.
Đặc biệt, khâu lên đơn hàng và điều phối vận đơn mỗi sáng là một nút thắt lớn. Hàng trăm đơn hàng cần được ghép theo tuyến xe, nhưng phần mềm cũ yêu cầu thao tác thủ công từng đơn – khiến nhân viên không thể hoàn thành kịp tiến độ giao hàng.
3. Giải pháp của ITCOM
Sau khi tiếp nhận dự án, đội ngũ ITCOM đã tiến hành:
- Phân tích sâu quy trình vận hành thực tế, tìm ra các điểm nghẽn cốt lõi.
- Thiết kế lại quy trình nghiệp vụ theo hướng tối ưu, sát với thao tác thực tế của nhân viên vận hành.
- Phát triển lại toàn bộ tính năng lên đơn và vận đơn, mô phỏng trải nghiệm “nhanh như dùng Excel” nhưng vẫn đảm bảo:
- Dữ liệu được lưu trữ tập trung, có thể truy xuất tức thì.
- Tự động hóa các bước ghép đơn – điều xe – theo dõi trạng thái vận đơn.
- Kết nối trực tiếp với các phân hệ báo cáo, quản lý tồn kho, thanh toán và công nợ.
4. Kết quả đạt được
- Thời gian xử lý vận đơn giảm hơn 80% so với phần mềm cũ.
- Nhân viên dễ sử dụng, thao tác nhanh chóng – chỉ mất vài phút mỗi sáng để hoàn thành toàn bộ lịch vận đơn.
- Dữ liệu được số hóa, kết nối và đồng bộ, hỗ trợ lập báo cáo nhanh chóng, chính xác.
- Lãnh đạo theo dõi hiệu quả hoạt động theo thời gian thực, nâng cao khả năng ra quyết định.
- Khách hàng đánh giá cao sự linh hoạt, sâu sát thực tế và năng lực chuyên môn của ITCOM trong việc chuyển đổi số quy trình cốt lõi.