1. Tổng quan
Lưu ý: Tên khách hàng đã được thay đổi vì lý do bảo mật
HC Cosmetics là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối các sản phẩm hóa mỹ phẩm, thực phẩm chức năng và đồ gia dụng phục vụ làm đẹp. Công ty có mạng lưới phân phối đa kênh, bao gồm bán buôn, bán lẻ và hệ thống cộng tác viên dropship trải dài trên toàn quốc.
Mỗi ngày, đội ngũ kinh doanh của HC xử lý hàng trăm đơn hàng, bao gồm nhiều loại hình: đơn sỉ, đơn lẻ và đơn từ cộng tác viên. Với quy mô hoạt động lớn và tốc độ tăng trưởng nhanh, bài toán quản lý dữ liệu, vận hành và kho vận đặt ra nhiều thách thức lớn.
2. Thách thức
Trước khi hợp tác cùng ITCOM, hệ thống quản lý của HC Cosmetics vận hành dựa trên tổ hợp nhiều nền tảng phần mềm tách rời:
- Google Sheet: dùng để theo dõi tổng hợp đơn hàng, phân ca, điều phối.
- Sapo: phục vụ quản lý kho và bán hàng cho các sản phẩm thương hiệu của chính công ty.
- KiotViet: phục vụ quản lý các sản phẩm được nhập từ đối tác sản xuất.
Tuy nhiên, việc sử dụng nhiều hệ thống không có khả năng đồng bộ đã gây ra một loạt vấn đề:
- Dữ liệu phân mảnh, không nhất quán giữa các nền tảng.
- Tình trạng nhầm lẫn số lượng tồn kho, nhập – xuất hàng thường xuyên xảy ra.
- Sai sót khi lên đơn sỉ: Vì tốc độ lưu chuyển hàng rất nhanh, nhân viên kinh doanh không nắm được chính xác giá của các lô hàng nhập dẫn đến nhiều đơn sỉ chào bán ra cho khách hàng thấp hơn cả giá vốn gây thiệt hại cho công ty.
- Báo cáo không phản ánh đúng thực tế, khiến việc đánh giá hiệu quả kinh doanh gặp khó khăn.
- Lãnh đạo công ty gặp nhiều hạn chế trong việc ra quyết định vì thiếu dữ liệu chính xác, theo thời gian thực.
- Nhiều đơn vị cung cấp giải pháp ERP đã được mời tư vấn nhưng đều không thống nhất được phương án khả thi phù hợp với mô hình kinh doanh linh hoạt và phức tạp của HC đặc biệt là khi yêu cầu về mức ngân sách đầu tư rất hạn hẹp.
3. Giải pháp từ ITCOM
Sau khi tiếp nhận dự án, ITCOM nhanh chóng tiến hành:
- Khảo sát thực tế quy trình kinh doanh, thói quen sử dụng công cụ của nhân sự tại HC và xác định các điểm nghẽn chính trong luồng xử lý dữ liệu.
- Thiết kế lại toàn bộ kiến trúc hệ thống phần mềm quản lý đơn hàng, theo hướng kết nối và đồng bộ dữ liệu giữa các nền tảng hiện có, thay vì thay thế toàn bộ.
- Phát triển hệ thống trung gian có khả năng tổng hợp dữ liệu từ Sapo, KiotViet và Google Sheet, đồng thời tự động hóa các thao tác đối soát và cảnh báo sai lệch dữ liệu.
- Tối ưu hóa giao diện và trải nghiệm người dùng, đảm bảo thao tác nhập liệu nhanh chóng như đang dùng Excel, nhưng vẫn có đầy đủ liên kết dữ liệu kho – đơn hàng – vận chuyển – thanh toán.
- Tạo bộ công cụ báo cáo động theo thời gian thực, giúp lãnh đạo nắm bắt ngay được tình hình kinh doanh hàng ngày, hàng tuần mà không cần tổng hợp thủ công.
4. Kết quả đạt được
Giải pháp từ ITCOM đã mang lại chuyển biến tích cực rõ rệt trong công tác vận hành của HC Cosmetics:
- Dữ liệu kho hàng được đồng bộ tự động và chính xác, loại bỏ tình trạng nhầm lẫn tồn kho.
- Thời gian xử lý đơn hàng giảm tới 50%, đặc biệt trong giờ cao điểm.
- Nhân viên không cần thao tác lặp lại trên nhiều nền tảng, tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
- Báo cáo kinh doanh theo thời gian thực giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
- Doanh nghiệp tiếp tục sử dụng các phần mềm quen thuộc (Sapo, KiotViet), tránh gián đoạn vận hành – đồng thời vẫn đạt được mục tiêu số hóa và tự động hóa toàn bộ hệ thống.