Giải đáp thắc mắc thường gặp về Chuyển đổi số doanh nghiệp

Đúng là trong xã hội kinh doanh luôn có những cá nhân/đơn vị “thức thời” theo trào lưu nhằm mục đích bán sản phẩm dịch vụ của mình mà chưa cung cấp cho Khách hàng những nhận thức đầy đủ về chuyển đổi số. Việc phân biệt sự khác nhau giữa “số hóa” (digitization), “tin học hóa” (digitalization), và “chuyển đổi số” (digital transformation) là yếu tố cốt lõi để một tổ chức nhận thức đúng đắn hiện trạng và xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp cho mình. Sau đây, ITCOM sẽ phân tích kỹ hơn để làm rõ thêm về khái niệm và các mức độ Chuyển đổi số trong tổ chức, doanh nghiệp.

Phân biệt các khái niệm cơ bản

Như vậy, về cơ bản, việc đa số các doanh nghiệp ở quy mô vừa và nhỏ ứng dụng máy tính hoặc smartphone cùng các phần mềm văn phòng cơ bản để tạo và lưu trữ dữ liệu, hay sử dụng các phần mềm nghiệp vụ như kế toán Misa, quản lý bán hàng Sapo/KiotViet, v.v để xử lý các nghiệp vụ đơn lẻ của một bộ phận trong doanh nghiệp thì mới chỉ ở mức độ Số hóa và Tin học hóa chứ chưa phải chuyển đổi số.

Tư duy gợi mở

1. “Chuyển đổi số” cần đánh giá theo góc độ phù hợp với quy mô tổ chức:

Chuyển đổi số không nhất thiết lúc nào cũng phải yêu cầu đi đôi với “thay đổi mô hình kinh doanh”. Chuyển đổi số là sử dụng công nghệ số để thay đổi toàn diện cách một tổ chức vận hành, cung cấp giá trị cho khách hàng, và thậm chí cả văn hóa tổ chức.

Với doanh nghiệp ở quy mô nhỏ, các nghiệp vụ không nhiều, dữ liệu ít, nhân sự yếu, trình độ quản trị ở mức sơ khai, chưa đủ các điều kiện cơ sở để có thể tạo ra biến chuyển có tính chất bứt phá lớn (so với các tổ chức quy mô lớn). Việc số hóa và tối ưu quy trình thành công đã là có tính chất toàn diện và có thể coi chuyển đổi rồi.

Ví dụ 1: Một doanh nghiệp thông thường, việc dùng phần mềm quản lý bán hàng để kết nối đơn hàng online, lập báo cáo tự động đã là một bước nhảy vọt về năng suất, minh bạch và kiểm soát, phù hợp với ngưỡng phát triển của họ.

Ví dụ 2: Một hộ kinh doanh gia đình với 1 cửa hàng bán lẻ sử dụng phần mềm POS để quản lý và in hóa đơn bán hàng, dùng tài khoản ngân hàng và QR Code để nhận thanh toán, dùng loa thông báo chuyển khoản để giúp bản thân và khách hàng cập nhật tình trạng thanh toán, đã có thể coi là bước chuyển đổi toàn diện. Vì dù chỉ bằng những ứng dụng công nghệ nhỏ, nhưng đã làm thay đổi hoàn toàn cách thức bán hàng cũ, tránh nhầm lẫn sai sót, minh bạch hóa giao dịch, tạo ra sự tiện lợi lớn cho khách hàng so với quản lý bán hàng bằng ghi chép bằng sổ tay thủ công và thu tiền mặt.

📌 Góc nhìn này gọi là “chuyển đổi theo cấp độ phù hợp” – phù hợp với năng lực, mục tiêu, quy mô.

2. Các công ty phần mềm ở đây đóng vai trò “xây nền móng” cho chuyển đổi số

Không ai có thể chuyển đổi số thực sự nếu không có dữ liệu. Mà để có dữ liệu, doanh nghiệp phải số hóa trước. Các công ty phần mềm như 1C ERP, Misa, Sapo, KiotViet, v.v giúp doanh nghiệp:

• Xây dựng và chuẩn hóa được quy trình.
• Xây dựng và tổ chức được kho dữ liệu hoạt động (doanh thu, tồn kho, khách hàng, v.v).
• Xây dựng được hệ thống làm cơ sở ban đầu để bắt đầu phân tích, tối ưu, xây dựng thói quen và tư duy, văn hóa làm việc trên môi trường số.

→ Đây là giai đoạn chuẩn bị cực kỳ quan trọng cho bất kỳ nỗ lực chuyển hóa mô hình kinh doanh nào.

3. Một số doanh nghiệp nhỏ có thể tiến tới chuyển đổi thật sự nếu được tư vấn đúng

Ví dụ: Một chuỗi cửa hàng sử dụng hệ thống phần mềm Sapo POS + Sapo Web + Hệ thống marketing analytics (Google Analytics, Google Ads, Facebook Ads), họ sẽ thấy được:

• Khách hàng đến từ đâu.
• Chi phí trung bình để có được một khách hàng.
• Đâu là khách hàng trung thành.
• Mặt hàng nào đem lại doanh thu cao nhất.
• Mặt hàng nào đem lại lợi nhuận tốt nhất.
• Mặt hàng nào bán chạy theo mùa.
• V.v.

Họ bắt đầu:

• Tối ưu lại kênh marketing.
• Chạy chiến dịch re-marketing.
• Tái cấu trúc mặt hàng.
• Thử nghiệm hình thức “bán hàng theo mô hình hội viên (subscription)”
• v.v.

→ Đây là chuyển đổi số thật sự, và có thể hiện thực hóa thông qua các hệ thống phần mềm như MISA, Sapo, Haravan, v.v nếu doanh nghiệp biết cách khai thác.