1. Trong hoạt động xuất – nhập khẩu hàng hóa, công ty ở Việt Nam bắt buộc phải ký hợp đồng với khách hàng nước ngoài?
Có, công ty ở Việt Nam cần phải ký hợp đồng với khách hàng nước ngoài để làm thủ tục xuất khẩu (Hải quan, Logistics). Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) là một trong những chứng từ quan trọng và bắt buộc trong bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu.
Theo quy định của Luật Thương mại Việt Nam năm 2005, hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, bao gồm xuất khẩu, phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương (như điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu).
Lý do cần có hợp đồng khi làm thủ tục xuất khẩu:
- Chứng minh giao dịch hợp pháp: Hợp đồng là bằng chứng pháp lý cho thấy giao dịch mua bán giữa công ty Việt Nam và đối tác nước ngoài là có thật và hợp pháp.
- Cơ sở để khai báo hải quan: Thông tin trong hợp đồng (tên hàng, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, điều khoản thanh toán,…) là cơ sở để khai báo tờ khai hải quan một cách chính xác. Hải quan sẽ đối chiếu thông tin trên tờ khai với các chứng từ khác, trong đó có hợp đồng.
- Giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp có bất kỳ tranh chấp nào phát sinh trong quá trình xuất khẩu (ví dụ: về chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng, thanh toán), hợp đồng là căn cứ pháp lý để các bên giải quyết.
- Hoàn thiện bộ hồ sơ xuất khẩu: Hợp đồng ngoại thương là một phần không thể thiếu của bộ hồ sơ xuất khẩu, cùng với hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill), và các giấy tờ khác tùy thuộc vào loại hàng hóa và yêu cầu của nước nhập khẩu (ví dụ: chứng nhận xuất xứ – C/O, kiểm dịch thực vật/động vật, kiểm tra chất lượng).
- Làm thủ tục Logistics: Các đơn vị vận chuyển (hãng tàu, hãng hàng không, forwarder) cũng yêu cầu hợp đồng hoặc các thông tin liên quan từ hợp đồng để thực hiện các thủ tục logistics như đặt chỗ, làm vận đơn, sắp xếp vận chuyển.
Tóm lại: Việc ký kết hợp đồng ngoại thương là bước quan trọng đầu tiên và là yêu cầu bắt buộc để công ty Việt Nam có thể tiến hành các thủ tục xuất khẩu hàng hóa một cách hợp pháp và thuận lợi.
2. Có giải pháp nào để tối ưu thời gian thực hiện thủ tục xuất – nhập khẩu, không phụ thuộc vào thời gian chờ thủ tục ký đóng dấu và chuyển phát hợp đồng thương mại giữa bên bán và bên mua?
Việc thực hiện các công việc thủ công như in, ký hợp đồng và chuyển phát giữa hai nước theo cách truyền thống (chuyển phát nhanh) có thể tốn khá nhiều thời gian, từ vài ngày đến hàng tuần, thậm chí hơn tùy thuộc vào địa điểm và tình hình vận chuyển. Điều này chắc chắn sẽ làm chậm trễ quy trình làm thủ tục hải quan và logistics.
Giải pháp thay thế để tối ưu thời gian:
Trong thương mại quốc tế hiện đại, doanh nghiệp không nhất thiết phải có hợp đồng bản cứng gốc để làm thủ tục hải quan. Hải quan Việt Nam và các bên liên quan (công ty logistics, ngân hàng) đã chấp nhận các hình thức hợp đồng điện tử hoặc bản sao hợp đồng để đẩy nhanh quy trình.
Dưới đây là một số giải pháp phổ biến giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu tiết kiệm thời gian:
- Hợp đồng điện tử/Email: Đây là hình thức phổ biến nhất hiện nay. Các bên có thể trao đổi và ký kết hợp đồng qua email. Bản scan hoặc bản mềm của hợp đồng được ký kết (có thể là chữ ký số hoặc chữ ký tay rồi scan) hoàn toàn có thể được sử dụng để làm thủ tục hải quan và logistics. Nhiều doanh nghiệp sử dụng file PDF để gửi hợp đồng và các chứng từ khác.
- Chữ ký số: Nếu cả hai bên đều có và sử dụng chữ ký số được công nhận, việc ký kết hợp đồng điện tử trở nên vô cùng nhanh chóng và có giá trị pháp lý cao.
- Hợp đồng gửi qua fax: Mặc dù ít phổ biến hơn hiện nay, nhưng bản fax của hợp đồng cũng có thể được chấp nhận trong một số trường hợp.
Lưu ý quan trọng:
- Giá trị pháp lý và yêu cầu lưu trữ bản gốc: Mặc dù bản scan được chấp nhận cho thủ tục, hợp đồng gốc (bản cứng có chữ ký và dấu mộc (nếu có), hoặc hợp đồng điện tử với chữ ký số hợp pháp) vẫn có giá trị pháp lý cao nhất trong trường hợp có tranh chấp hoặc yêu cầu kiểm tra chi tiết từ cơ quan chức năng. Dù doanh nghiệp sử dụng bản scan hay hợp đồng điện tử để làm thủ tục, việc lưu trữ bản gốc hợp đồng (nếu có ký kết bản cứng), hoặc sử dụng chữ ký số trong giao kết hợp đồng, là rất quan trọng cho các mục đích đối chiếu sau này, đặc biệt là khi có tranh chấp hoặc khi cơ quan chức năng yêu cầu kiểm tra.
- Thỏa thuận với đối tác: Đảm bảo rằng đối tác nước ngoài của bạn cũng chấp nhận hình thức hợp đồng điện tử hoặc bản scan. Hầu hết các doanh nghiệp quốc tế đều đã quen với cách làm việc này.
- Kiểm tra yêu cầu cụ thể: Tùy thuộc vào loại hình hàng hóa và quy định riêng của từng chi cục hải quan hoặc ngân hàng, đôi khi họ có thể yêu cầu cung cấp bản gốc hợp đồng. Tuy nhiên, những trường hợp này thường không phổ biến.
Với những hình thức hiện đại này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm thiểu thời gian chờ đợi hợp đồng, từ đó đẩy nhanh quá trình xuất khẩu.
3. VNACCS/VCIS là hệ thống gì? ECUS là hệ thống gì? ECUS khác gì VNACCS/VCIS? Doanh nghiệp có cần phải mua thêm phần mềm nào khác để làm thủ tục hải quan hay không hay chỉ cần VNACCS/VCIS là đủ?
Để làm rõ các khái niệm về hệ thống khai báo hải quan tại Việt Nam, ITCOM sẽ giải thích từng phần:
3.1. VNACCS/VCIS là hệ thống gì?
VNACCS/VCIS là viết tắt của Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System/Vietnam Customs Intelligence System. Đây là hệ thống thông quan tự động của Hải quan Việt Nam, được xây dựng dựa trên tham khảo mô hình hệ thống của Hải quan Nhật Bản.
- Mục đích chính:
- Tự động hóa toàn bộ các quy trình nghiệp vụ hải quan từ khâu tiếp nhận, xử lý tờ khai, tính thuế, kiểm tra, thông quan hàng hóa cho đến các nghiệp vụ quản lý rủi ro, phân tích thông tin.
- Kết nối trực tiếp giữa doanh nghiệp xuất nhập khẩu (XNK) với cơ quan Hải quan.
- Giúp rút ngắn thời gian thông quan, minh bạch hóa quy trình, giảm bớt thủ tục giấy tờ.
- Đặc điểm:
- Là hệ thống tập trung, được triển khai trên toàn quốc.
- Cho phép doanh nghiệp khai báo tờ khai hải quan điện tử 24/7.
- Hỗ trợ nhiều nghiệp vụ khác nhau như khai báo tờ khai, đăng ký danh mục miễn thuế, nộp thuế điện tử, tra cứu thông tin tờ khai…
3.2. ECUS là hệ thống gì?
ECUS là tên gọi chung cho một loại phần mềm khai báo hải quan được phát triển bởi các công ty phần mềm bên ngoài, có chức năng kết nối với hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.
- Mục đích chính:
- Cung cấp giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho người dùng doanh nghiệp để nhập liệu thông tin hàng hóa, doanh nghiệp, và các chi tiết cần thiết để lập tờ khai hải quan.
- Tự động hóa một số nghiệp vụ nhập liệu, kiểm tra dữ liệu trước khi truyền lên VNACCS/VCIS.
- Giúp doanh nghiệp quản lý các tờ khai đã gửi, theo dõi trạng thái thông quan.
- Ví dụ phổ biến: ECUS5-VNACCS (do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn phát triển) là một trong những phần mềm ECUS phổ biến nhất và gần như trở thành tên gọi chung khi nhắc đến phần mềm khai báo hải quan.
3.3. ECUS khác gì VNACCS/VCIS?
Điểm khác biệt cốt lõi có thể hiểu như sau:
- VNACCS/VCIS: Là hệ thống xương sống, lõi của Tổng cục Hải quan Việt Nam. Nó giống như “máy chủ” hay “hệ điều hành” chính mà Hải quan sử dụng để xử lý toàn bộ dữ liệu XNK. Doanh nghiệp không thể truy cập trực tiếp vào toàn bộ giao diện quản trị của VNACCS/VCIS mà chỉ sử dụng một số dịch vụ thông qua cổng thông tin điện tử của Cục Hải quan tại địa chỉ TẠI ĐÂY.
- ECUS (và các phần mềm tương tự): Là phần mềm trung gian (client software) được cài đặt tại máy tính của doanh nghiệp, có vai trò là “cổng kết nối” hay “giao diện người dùng” để doanh nghiệp nhập liệu và truyền dữ liệu lên hệ thống VNACCS/VCIS của cơ quan Hải quan.
Mối quan hệ: ECUS là cầu nối để doanh nghiệp gửi dữ liệu lên VNACCS/VCIS. Không có ECUS (hoặc phần mềm tương tự), doanh nghiệp sẽ không có cách nào để gửi tờ khai điện tử tới hệ thống của Hải quan.
3.4. Doanh nghiệp có cần phải mua thêm phần mềm nào khác để làm thủ tục hải quan hay không hay chỉ cần VNACCS/VCIS là đủ?
Doanh nghiệp BẮT BUỘC phải sử dụng một phần mềm trung gian (như ECUS) để có thể khai báo hải quan điện tử lên hệ thống VNACCS/VCIS.
Bạn không thể “chỉ cần VNACCS/VCIS” để làm thủ tục, vì VNACCS/VCIS là hệ thống của Hải quan, không phải phần mềm để doanh nghiệp cài đặt và trực tiếp khai báo.
Các bước cần thiết cho doanh nghiệp:
- Mua và cài đặt một phần mềm khai báo hải quan điện tử (ví dụ: ECUS5-VNACCS của Thái Sơn, hoặc các phần mềm khác từ các nhà cung cấp uy tín). Các phần mềm này thường có chi phí mua hoặc phí duy trì hàng năm.
- Đăng ký tài khoản và mã số doanh nghiệp với Tổng cục Hải quan để được cấp quyền truy cập hệ thống VNACCS/VCIS thông qua phần mềm đã mua.
- Có chữ ký số (token) còn hiệu lực: Chữ ký số là bắt buộc để ký điện tử các tờ khai và gửi lên hệ thống, đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn dữ liệu.
Tóm lại, để làm thủ tục hải quan điện tử tại Việt Nam, doanh nghiệp cần phải đầu tư vào phần mềm khai báo hải quan (như ECUS) và chữ ký số, đây là hai yếu tố không thể thiếu để tương tác với hệ thống VNACCS/VCIS của Hải quan.
4. Đã có hệ thống VNACCS, sao vẫn cần phần mềm ECUS?
Cục Hải quan Việt Nam có cung cấp cổng thông tin điện tử tại địa chỉ https://dknsd.customs.gov.vn/Pages/dn.aspx cho phép doanh nghiệp đăng ký, quản lý tài khoản và thực hiện một số dịch vụ công trực tuyến khác liên quan đến thủ tục hải quan. Tuy nhiên, cần làm rõ vai trò của cổng này so với phần mềm chuyên dụng như ECUS trong việc khai báo hải quan:
- Cổng thông tin điện tử (như dknsd.customs.gov.vn) và các dịch vụ công trực tuyến của Hải quan:
- Mục đích chính: Cung cấp các dịch vụ công trực tuyến, quản lý thông tin doanh nghiệp, đăng ký/sửa đổi thông tin người sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS, tra cứu tờ khai, tra cứu thuế, nộp thuế điện tử, và một số nghiệp vụ khác không yêu cầu nhập liệu tờ khai phức tạp.
- Có thể khai báo không? Một số cổng có thể cung cấp tính năng khai báo cho một số loại tờ khai đơn giản hoặc các biểu mẫu bổ sung (ví dụ: đăng ký danh mục miễn thuế, thông báo phát sinh tờ khai theo mã vạch, v.v.). Tuy nhiên, nó không phải là công cụ chính và hiệu quả để lập và truyền các tờ khai hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu thông thường, đặc biệt là với số lượng lớn hoặc tính chất phức tạp.
- Phần mềm chuyên dụng (ECUS, FPT.Customs, Thai Son, v.v.):
- Mục đích chính: Đây là các phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho việc lập và truyền tờ khai hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu tới hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.
- Ưu điểm:
- Giao diện thân thiện và tối ưu hóa việc nhập liệu: Đặc biệt với các lô hàng có nhiều mặt hàng (hàng trăm, hàng ngàn dòng), phần mềm giúp nhập liệu nhanh chóng, kiểm tra lỗi tự động, sao chép dữ liệu.
- Quản lý tờ khai hiệu quả: Lưu trữ, theo dõi trạng thái, sửa đổi, in ấn tờ khai một cách dễ dàng.
- Tích hợp và tự động hóa: Một số phần mềm có khả năng tích hợp với hệ thống quản lý nội bộ của doanh nghiệp (kế toán, kho hàng) để tự động điền dữ liệu.
- Các tính năng hỗ trợ nghiệp vụ: Ví dụ như tra cứu mã HS, tính thuế, quản lý công nợ, báo cáo thống kê…
- Đảm bảo tính ổn định và bảo mật cao: Được thiết kế để xử lý dữ liệu lớn và liên tục.
Vậy nên:
Mặc dù Tổng cục Hải quan đang đẩy mạnh các dịch vụ công trực tuyến và có các cổng thông tin, để thực hiện các thủ tục khai báo hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và có hệ thống (đặc biệt đối với các doanh nghiệp có hoạt động XNK thường xuyên và khối lượng lớn), doanh nghiệp vẫn cần phải mua và sử dụng các phần mềm khai báo hải quan chuyên dụng như ECUS.
Cổng thông tin của Tổng cục Hải quan chủ yếu đóng vai trò là nơi để doanh nghiệp thực hiện các tác vụ quản lý tài khoản, tra cứu thông tin và một số nghiệp vụ phụ trợ, chứ không phải là công cụ chính để tạo và truyền các tờ khai hàng hóa phức tạp.