Vận chuyển suôn sẻ, thanh toán an toàn: Sức mạnh của TMĐT B2B

Sau khi sản phẩm đã sẵn sàng, hai giai đoạn tiếp theo là xuất khẩu, logistics và thanh toán – những khâu thường tiềm ẩn nhiều rủi ro và thủ tục phức tạp. Hôm nay, ITCOM sẽ chỉ ra cách Thương mại điện tử B2B (TMĐT B2B) biến những thách thức này thành lợi thế cho doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam.

Giai đoạn 5: Xuất khẩu và Logistics

Đây là giai đoạn hàng hóa thực sự “cất cánh” ra thế giới.

Cách làm cũ (chưa áp dụng TMĐT B2B): “Biển” giấy tờ, chậm trễ, khó theo dõi

Trong quá khứ, giai đoạn này là cơn ác mộng của giấy tờ. Một chồng chứng từ xuất khẩu (Invoice, Packing List, CO, CQ…) phải được in ra, ký tay, đóng dấu, sau đó mang đến các cơ quan, đại lý hải quan, hãng tàu để làm thủ tục. Bất kỳ sai sót nhỏ nào trên giấy tờ đều dẫn đến việc phải chỉnh sửa, in lại, gây chậm trễ nghiêm trọng và tốn kém chi phí. Việc theo dõi lô hàng cũng rất thủ công, thường xuyên phải gọi điện thoại cho hãng tàu hoặc đại lý để hỏi thông tin, và không có cái nhìn tổng thể về hành trình của hàng hóa.

Cách làm mới (áp dụng TMĐT B2B): Số hóa toàn diện, minh bạch, kiểm soát theo thời gian thực

TMĐT B2B cho phép số hóa toàn bộ quy trình, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả vượt trội:

• Chứng từ điện tử (e-documents): Các chứng từ như Invoice, Packing List, CO, CQ, Bill of Lading có thể được tạo, chỉnh sửa và gửi đi dưới dạng điện tử. Điều này giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, chuyển phát.
• Khai báo hải quan điện tử: Việc khai báo hải quan được thực hiện trên hệ thống điện tử (VNACCS/VCIS), và các đại lý hải quan có thể truy cập thông tin trực tiếp, đẩy nhanh quá trình thông quan.
• Kiểm tra hạn chế nhập khẩu: Nền tảng TMĐT B2B có thể tích hợp thông tin hoặc cung cấp công cụ giúp bạn dễ dàng kiểm tra trước các hạn chế nhập khẩu hoặc quota sản phẩm tại thị trường đích, tránh rủi ro bị trả hàng hoặc phát sinh chi phí không mong muốn.
• Bảo hiểm hàng hóa rõ ràng: Dễ dàng quản lý và xác nhận các điều khoản của bảo hiểm hàng hóa (Cargo Insurance) ngay trên hệ thống, đảm bảo hàng hóa của bạn được bảo vệ đầy đủ trong suốt hành trình.
• Theo dõi lộ trình hàng hóa theo thời gian thực: Các sàn TMĐT B2B hoặc nền tảng riêng thường tích hợp với các hệ thống logistics, cho phép doanh nghiệp booking vận chuyển trực tuyến và theo dõi lộ trình hàng hóa theo thời gian thực (real-time tracking). Khách hàng cũng có thể tự theo dõi lô hàng của mình, giảm bớt gánh nặng về truyền thông cho doanh nghiệp.

Giai đoạn 6: Thanh toán

Đây là khâu cuối cùng để hoàn tất giao dịch và đảm bảo dòng tiền cho doanh nghiệp.

Cách làm cũ (chưa áp dụng TMĐT B2B): Phức tạp, chậm chạp, rủi ro tín dụng

Quá trình thanh toán truyền thống, đặc biệt là qua L/C, đòi hỏi nhiều thủ tục giấy tờ phức tạp giữa các ngân hàng. Việc kiểm tra chứng từ L/C rất kỹ lưỡng và mất thời gian, dễ bị từ chối nếu có sai sót nhỏ. Với T/T, việc đối chiếu công nợ và xác nhận thanh toán thường được thực hiện thủ công, dựa trên sao kê ngân hàng và sổ sách kế toán, tiềm ẩn rủi ro về quản lý dòng tiền.

Cách làm mới (áp dụng TMĐT B2B): Nhanh chóng, an toàn, quản lý dòng tiền hiệu quả

TMĐT B2B tạo điều kiện cho các hệ thống thanh toán điện tử tích hợp, giúp quá trình nhận tiền trở nên nhanh chóng và an toàn hơn:

• Thanh toán điện tử tích hợp: Nền tảng có thể tích hợp trực tiếp với ngân hàng, cho phép theo dõi trạng thái thanh toán theo thời gian thực, giảm thiểu thời gian chờ đợi và sai sót. Có thể tích hợp với những cổng thanh toán thông dụng như Paypal cho những đơn hàng nhỏ, thanh toán hàng mẫu.
• Quản lý L/C hiệu quả: Việc trao đổi chứng từ và thông tin giữa các ngân hàng có thể được số hóa, rút ngắn thời gian xử lý L/C. Đặc biệt, hệ thống giúp bạn lưu ý rõ hạn mức thời gian trình bộ chứng từ để tránh bị từ chối thanh toán, bảo vệ quyền lợi của bạn.
• Đa dạng phương thức thanh toán: Ngoài T/T và L/C, TMĐT B2B còn cho phép doanh nghiệp cân nhắc các phương thức thanh toán linh hoạt hơn như O/A (Open Account) với các khách hàng uy tín và có mối quan hệ lâu dài, giúp tăng sự tiện lợi và thúc đẩy giao dịch.
• Đối chiếu công nợ tự động: Việc đối chiếu công nợ và xác nhận hoàn tất đơn hàng được thực hiện tự động hơn thông qua các phần mềm kế toán và CRM được kết nối, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch.

Kết luận: TMĐT B2B không chỉ giúp doanh nghiệp Việt Nam vượt qua những rào cản về logistics mà còn tối ưu hóa quy trình thanh toán, đảm bảo dòng tiền được luân chuyển hiệu quả và an toàn. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung hơn vào việc phát triển kinh doanh cốt lõi.

Đừng bỏ lỡ Bài 5: “Xây Dựng Mối Quan Hệ Bền Vững và Tăng Trưởng Đột Phá với TMĐT B2B” để khám phá giai đoạn hậu mãi và tổng kết toàn bộ lợi ích của TMĐT B2B nhé!

Chuỗi bài về Triển khai TMĐT B2B trong từng giai đoạn của quy trình xuất khẩu: